Ventajas de un Sistema de Cotizaciones
Una funcionalidad básica de los Sistemas de Gestión es contar con un sistema de cotizaciones, los cuales tienen muchas ventajas relacionadas a la satisfacción general del cliente, entre las que destacan:
- Contar con un documento estandarizado, proyecta una imagen profesional de la empresa, ante los potenciales clientes, lo cual es de importante, ya que es la primer impresión que tiene del proveedor, en cada oportunidad de negocio.
- Un formato estándar, además asegura que su contenido esté completo, lo cual es de suma importancia ya que son los acuerdos comerciales, sobre los cuales se sostendrá la transacción comercial, es de vital importancia que no falte ningún aspecto, como tipo de cambio, lugar de entrega, ya que un error u omisión en estos datos podría impactar en la inconformidad del cliente o en la obligación de respetar un aspecto que produzca la perdida de dinero , producto, imagen, cliente, mala referencia, etc.
- La rapidez, con que nos permite dar respuesta a la solicitud de cotización de un potencial cliente puede representar el cierre y gane del negocio. Los compradores tienen tantas solicitudes de compra de sus clientes internos, que el tiempo de respuesta es un factor decisivo a la hora de elegir a quién comprarle.
- Las plantillas es un elemento con el que cuentan la mayoría de los sistemas de cotizaciones, las cuales ya tienen una lista de productos con precios, listas para completar los datos del destinatario y enviar la cotización en tiempo récord.
- Evitar errores, es común que cuando las cotizaciones se elaboran en Word, Excel, etc. se queden por error datos de la cotización anterior que pertenece a otro prospecto, aun que se invierta tiempo revisando que no haya quedado algún dato, la revisión manual siempre está sujeta a fallas y errores, lo cual no sucede en un sistema automatizado.
- Expectativas claras, saber con seguridad que esperar de una transacción comercial, es el punto clave para lograr la satisfacción del cliente, un documento de cotización claro y completo, evita falsas expectativas o malos entendidos, predisponiendo el escenario para brindar la mejor experiencia del cliente!
- Clientes satisfechos, regresan a comprar y nos refieren con otros clientes potenciales y la lealtad de los clientes claramente es una gran ventaja!
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